pl PL en EN de DE

 Regulamin

Szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy

Agencji Rynku Energii S.A.

przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

  1. Zgodnie z art. 4065 Kodeksu spółek handlowych, akcjonariusz może brać udział w Walnym Zgromadzeniu (dalej: WZA) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, który obejmuje:
    1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia,
    2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku Walnego Zgromadzenia.
  1. Zwołania WZA w trybie, o którym mowa w pkt 1, dokonuje Zarząd z zachowaniem reguł określonych w 12 Statutu Spółki.
  2. Udział w Walnym Zgromadzeniu, o którym mowa w pkt. 1 następuje za pośrednictwem dedykowanej platformy informatycznej. Akcjonariusz ma możliwość komunikacji, o której mowa w pkt 1 lit. b. za pomocą komunikatora przekazującego obraz i dźwięk.

  3. Do komunikacji Spółki z akcjonariuszami uczestniczącymi w obradach WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służyć będzie adres poczty elektronicznej: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. wskazany dodatkowo w zawiadomieniu o zwołaniu ZW.

  4. W celu uczestniczenia w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz powinien spełnić wymagania techniczne określone w Załączniku Nr 1.

  5. Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Akcjonariusz uczestniczący przez pełnomocnika zobowiązany jest dostarczyć oryginał pełnomocnictwa do Spółki najpóźniej do chwili rozpoczęcia posiedzenia WZA. W przypadku braku dostarczenia pełnomocnictwa, Spółka odmówi danemu akcjonariuszowi udziału w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie na adres email podany w Oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 7 a

  6. W terminie do 7 dniu przed wyznaczonym terminem WZA, akcjonariusz powinien przesłać Spółce na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.:
    1. wypełnione i podpisane oświadczenie, zeskanowane do formatu PDF, o uczestnictwie w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sporządzone zgodnie z wzorem określonym w Załączniku 2 (dalej „Oświadczenie”),
    2. scan dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu akcjonariusza oraz scan dokumentu potwierdzającego tożsamość w zakresie, który umożliwi identyfikację reprezentanta akcjonariusza, ze wskazaniem serii i numeru dowodu osobistego/paszportu, numeru PESEL.
    3. scan dokumentu pełnomocnictwa w przypadku wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika.

  7. Spółka, w oparciu o prowadzoną księgę akcji, a od dnia 01.01.2021 r. w oparciu o dane z rejestru akcjonariuszy, dokona weryfikacji uprawnień danego akcjonariusza, który przesłał Spółce Oświadczenie. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu.

  8. W przypadku nieusunięcia lub niewyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Spółkę terminie, ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi danemu akcjonariuszowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie na adres email podany w Oświadczeniu.

  9. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień akcjonariusza oraz ewentualnie udzielonych pełnomocnictw, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi nie później niż do 3 dni roboczych przed wyznaczonym terminem WZA, na podany przez akcjonariusza w Oświadczeniu adres email, informację dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Do wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu niezbędne będzie podanie hasła, które zostanie przekazane sms-em na numer telefonu wskazany w Oświadczeniu.

  10. W dniu i godzinach wskazanych w zwołaniu WZA, akcjonariusze będą mieli możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania wykorzystywanego przez siebie sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz łącza internetowego, z którego będą korzystać w celu udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również zapoznać się z zasadami funkcjonowania udostępnianej w tym celu platformy. Dostęp do testów będzie możliwy poprzez łącze wysłane e-mailem przez Spółkę.

  11. W przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy, akcjonariusz będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego dostępnego w tym dniu, w oznaczonych godzinach i w dniu wyznaczonego WZA do zakończenia obrad. Numer telefonu zostanie udostępniony przez Spółkę akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wraz z instrukcją określoną w punkcie 10.

  12. Ryzyko związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, wypowiadania się oraz głosowania, oraz związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginu lub hasła leży wyłącznie po stronie akcjonariusza i Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za niemożność odbioru transmisji, komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia wskutek awarii lub zakłóceń na łączach, niezależnych od Spółki.

  13. Komunikacja ze Spółką za pośrednictwem sytemu umożliwiającego udział w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna być prowadzona wyłącznie w języku polskim. Spółka zapewni dostęp do obrad WZA notariuszowi protokołującemu obrady w siedzibie Spółki oraz innym osobom zaproszonym na obrady WZA.

  14. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie będą miały zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa oraz postanowienia Statutu Spółki oraz Regulaminu Zgromadzenia Akcjonariuszy.

 

Załącznik 1. Wymagania techniczne

  1. W celu uczestniczenia w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:
    1. łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 1 Mbps (stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),
    2. komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu oraz rejestracji obrazu i dźwięku, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows, MacOS lub Linux z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: IE (minimalna wersja 11 i nowsza), Firefox (wersja 60 i nowsza), Chrome (wersja 70 i nowsza), Safari (wersja12 i nowsza).Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript i SSL 3.0 (są to ustawienia standardowe przeglądarek),
  2. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad WZ, opóźniać przekaz, uniemożliwić oddanie głosów.
  3. Na czas korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.

 

Załącznik 2. Wzór oświadczenia o zamiarze uczestniczenia w obradach Walnego Zgromadzenia

przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

 

Oświadczenie 

Ja niżej podpisany, będący reprezentantem akcjonariusza Spółki Agencja Rynku Energii S.A. z siedzibą w Warszawie:

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………….…………

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(dane akcjonariusza: imię i nazwisko/firma, adres/siedziba – ew. pieczęć firmowa)

 

niniejszym wyrażam wolę udziału w Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki Agencja Rynku Energii S.A. zwołanym na dzień i godzinę:

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

(data i godzina wyznaczonego Zgromadzenia Akcjonariuszy wynikająca z zawiadomienia)

 

przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

 

Oświadczam, iż jestem uprawniony do reprezentacji akcjonariusza, co potwierdzają przedłożone Spółce dokumenty.

Akceptuję wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

 

Dane osoby reprezentującej akcjonariusza upoważnionej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:

 

Imię i nazwisko:      ____________________________

Adres: PESEL:          _____________________________

Nr dowodu osobistego/paszportu: __________________________

Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu:__ ____________________

Nr telefonu do kontaktu i przesłania hasła: ___________________________________

  

Podpis osób uprawnionych do reprezentowania akcjonariusza zgodnie z danymi z KRS:

 

miejscowość i data: ______________________________

 

imię i nazwisko oraz funkcja: __________________________________

(podpis oraz pieczęć imienna)

 

© 2018 - 2020 Agencja Rynku Energii S.A.

Agencja Rynku Energii S.A. 00-950 Warszawa 1 skrytka pocztowa 143