CIRE PowerUp 2025

Regulamin Konferencji CIRE PowerUp 2025

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki uczestników Konferencji CIRE PowerUp 2025, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji jest Agencja Rynku Energii S.A. z siedzibą w Warszawie (00-728), ul. Bobrowiecka 3, wpisana do KRS pod numerem 0000021306, dalej zwana „Organizatorem”.
3. Konferencja odbędzie się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany ww. właściwości do dnia rozpoczęcia Konferencji.
4. Uczestnikami Konferencji mogą być przedstawiciele sektora energetycznego oraz branż związanych z technologią i innowacjami, w szczególności osoby reprezentujące przedsiębiorstwa energetyczne, firmy technologiczne (w tym z sektora AI i IT), administracja publiczna, organizacje branżowe, instytucje badawcze, uczelnie wyższe oraz inne podmioty współpracujące z branżą energetyczną i cyfrową (dalej: „Uczestnicy”).
5. W ramach Konferencji odbywać się będą prezentacje, panele dyskusyjne oraz prezentacje firm i instytucji. Szczegółowy program dostępny jest na stronie internetowej Konferencji: https://www.are.waw.pl/cire-powerup-2025.

§ 2

Rejestracja

1. Warunkiem udziału jest wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz uiszczenie opłaty w terminie określonym przez Organizatora.
2. Potwierdzenie udziału następuje po otrzymaniu płatności i przesłaniu mailowego potwierdzenia przez Organizatora.
3. Liczba miejsc jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń potwierdzonych płatnością.
4. Rejestracja możliwa jest do dnia 30 września 2025 r. lub do wcześniejszego wyczerpania limitu 100 miejsc. Rejestracja po tym terminie możliwa będzie w miarę dostępności miejsc.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zakończenia rejestracji w przypadku wyczerpania limitu miejsc.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędne dane podane przez Uczestnika w procesie rejestracji.
7. Zgłoszenie uczestnictwa oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§ 3

Koszty

1. Udział w konferencji jest odpłatny.
2. Wysokość opłat określona jest na stronie internetowej Konferencji.
3. Uczestnik pokrywa we własnym zakresie koszty dojazdu, zakwaterowania i innych kosztów związanych z udziałem w Konferencji.

§ 4

Rezygnacja z udziału

1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w Konferencji, zgłaszając ten fakt drogą mailową na adres wskazany przez Organizatora.
2. W przypadku rezygnacji:
   • do 14 dni przed wydarzeniem – zwrot 100% opłaty
   • od 13 do 7 dni przed wydarzeniem – zwrot 50% opłaty
   • mniej niż 7 dni przed wydarzeniem – brak zwrotu.
3. Istnieje możliwość przeniesienia opłaconego uczestnictwa na inną osobę po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora.

§ 5

Odwołanie wydarzenia i siła wyższa

1. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora (działanie siły wyższej, np. klęska żywiołowa, stan nadzwyczajny itp.), uczestnikom zostanie zwrócona pełna kwota uiszczonej opłaty rejestracyjnej.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za inne koszty poniesione przez uczestników.

§ 6

Reklamacje

1. Reklamacje należy składać pisemnie na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres: konferencja@are.waw.pl.
2. Reklamacje można zgłaszać w terminie do 3 dni od zakończenia Konferencji.
3. Po tym terminie reklamacje nie będą rozpatrywane.

§7

Ochrona danych osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka pod firmą Agencja Rynku Energii S.A. z siedzibą w Warszawie (00-728), przy ul. Bobrowieckiej 3, KRS: 0000021306, NIP: 5261757578, REGON: 012435148.
2. Jako Administrator odpowiadamy za wykorzystanie Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Dla zapewnienia wysokich standardów bezpieczeństwa w ARE S.A. wyznaczony został Inspektor ochrony danych – Paulina Rojek. W celu skontaktowania się z Inspektorem ochrony danych można wysłać wiadomość drogą mailową na adres: iod@are.waw.pl lub wysłać pismo na adres siedziby Spółki.
4. Dane osobowe są pozyskiwane na podstawie zgłoszeń udziału w Konferencji, bezpośrednio od Państwa jako Uczestników Konferencji lub od podmiotów, które zgłaszają Państwa uczestnictwo w Konferencji, a także w trakcie trwania Konferencji od Państwa jako Uczestników Konferencji.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
   w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm., dalej „RODO”):
   1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO dane osobowe są przetwarzane
      w celu rejestracji udziału w Konferencji oraz udziału;
   2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO dane osobowe są przetwarzane
      w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa;
   3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO dane osobowe są przetwarzane w celu promocji wydarzenia jakim jest Konferencja, relacjonowania w mediach społecznościowych przebiegu Konferencji, a także w celu wykonywania marketingu bezpośredniego po zakończeniu Konferencji wydarzeń o zbieżnym charakterze, które będą przez Organizatora organizowane w przyszłości.
6. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez inne podmioty, w tym w szczególności podmioty świadczące dla Administratora usługi związane z organizacją Konferencji m.in. podmioty zewnętrzne zajmujące się rozliczeniami finansowymi, podmioty zarządzające salami konferencyjnymi i obiektami, w których Konferencja ma się odbyć, podmioty obsługujące realizację techniczną i wizualną wydarzenia (nagrania audiowizualne wydarzenia, fotografowie etc.), wszelkie inne usługi wspomagające działalność Administratora w zakresie organizowanej Konferencji oraz innych wydarzeń, które w związku z nią mogą w przyszłości powstać.
7. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres siedziby Administratora bądź drogą mailową do Inspektora Danych Osobowych.
8. Niezależnie od powyższych postanowień przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres siedziby Administratora bądź drogą mailową do Inspektora Danych Osobowych. W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Akceptacja postanowień Regulaminu oznacza również wyrażenie zgody w oparciu o art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1062) na nieodpłatne, niewyłączne, nieograniczone czasowo ani terytorialnie wykorzystanie wizerunku osoby biorącej udział w Konferencji w całości i fragmentach przedstawionego na fotografii (fotografiach) lub filmie utrwalonych przez fotografa lub operatora działającego na zlecenie Organizatora podczas Konferencji. Zgoda ta udzielana jest zwłaszcza w celach promocyjnych wydarzenia, poprzez publikację Pani/Pana wizerunku na stronach internetowych (w tym na portalach społecznościowych Facebook, X, YouTube, LinkedIn) Organizatora.
10. W przypadku zgłoszenia udziału w Konferencji przez podmiot trzeci, podmiot ten jest zobowiązany uzyskać zgodę, o której mowa w ust. 9 powyżej od Uczestnika Konferencji i przedstawić ją Organizatorowi przed dniem Konferencji.
11. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres wyznaczony przez administratora, tj. 5 lat.
12. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważacie, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
13. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających rejestrację udziału w Konferencji oraz organizacji Konferencji może skutkować odmową rejestracji udziału w Konferencji.

§ 8

Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, w tym do zmiany prelegentów, tematów wystąpień i harmonogramu.
2. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników zgubione lub uszkodzone podczas Konferencji.
4. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone z ich winy w miejscu odbywania się Konferencji.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
6. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie internetowej wydarzenia.